3 שאלות על אפקטיביות

Photo by Ga on Unsplash
דברים שאני שואלת את עצמי ביום, כדי שלא אשאל את עצמי בערב "לאן הלך היום הזה לעזאזל", וגם: מה יש לי נגד אימיילים?

כל אחד אוכל את תקופת הקורונה שלו בתיבול אחר. המנה הספציפית שלי מורכבת מעבודה מהבית על מצע מגורים לבד עם צפי חזרה למשרד ב-2021, סידור שבסה"כ התאים לי מאוד אבל גם נהיה בודד ומעייף אחרי כמה חודשים. זו גם היתה הזדמנות מצויינת לבחון על עצמי כל מיני גישות שסקרנו אותי לגבי עבודה עמוקה יותר, טובה יותר ומתגמלת יותר. קצת כמו ניסוי מבודד משתנים. בחלוקה גסה, נראה שהדרך שלי עוברת בשלוש שאלות מהותיות, ואיך לגשת למענה על כל אחת.

לא כל יום הוא מוצלח. יש ימים שלמים – בואו, יש שבועות שלמים – שאני לא מצליחה להתרכז לרגע, לא מתקדמת, מסיימת את היום כשההישג המשמעותי שלי זה המספר במד הצעדים מההליכה למטבח וחזרה. וזה בסדר, גם בשגרה אני לא מצפה לעצמי משלמות, ועל אחת כמה וכמה בתקופה כזו.

אחי אני לגמרי איתך באכילה הרגשית אבל למה על הסדינים הלבנים כמו איזה חורני

ואלו שלוש השאלות שחשוב לשאול בעיני:

1. מה צריך לעשות?

תתרכזו שניה – אתם יודעים לומר מה כל הדברים שיש לכם לעשות? כנראה שלא – וזו לא הבעיה. הבעיה מתחילה כשאתם חושבים שאתם אמורים.

דייויד אלן, מחבר Getting Things Done אמר "המוח מיועד ליצירת רעיונות, לא לאחסון שלהם". גם אם למשל יש לכם כלי ניהול משימות של הצוות שלכם, ויש לכם משימה אחת בלבד בכל רגע נתון, רוב הסיכויים שיש לכם עוד המון דברים נוספים לטפל בהם, והם מפוזרים בהמון פלטפורמות. כל האימיילים שלכם, שאלות ששלחו לכם בצ'ט, סגירת קצוות מדברים קודמים שהתעסקתם בהם, בעיה שצצה פתאום וצריך לחקור, עוד ועוד דברים קטנים וגדולים.

הפתרון שאלן מציע הוא לאגד את כל המשימות במקום אחד שהוא לא המוח שלכם. מנסיוני, תחושת השליטה אחרי שעושים את זה היא מדהימה. גם אם עוד לא עשיתי שום דבר היום, כל כך הרבה מהטרדה והדאגה כבר נחסכו ממני, רק כי אני לא נושאת בעול האחריות של להחזיק בראש את כל הקצוות.

עבודה עם טרלו – השירות והתוסף

במקרה שלי, לומדת מנסיונם של רבים וטובים, בחרתי לעבוד עם Trello, כלי קליל לניהול משימות. בעיני מה שקריטי זה לא איך בדיוק מאיפה לאיפה מזיזים את המשימות בתוך טרלו, אלא ההתחייבות שבאמת נאחסן שם הכל, כל יום, כל פעם. וכדי שנוכל לפתח הרגל כזה, הוא צריך להיות כיף וקל. כלי הקסם שאני מצאתי לצורך העניין הזה הוא תוסף הכרום של טרלו, שמאפשר לי להפוך כל טאב פתוח בכרום – כולל אימיילים – למשימה בטרלו, ובקליק אחד.

פוסט מעניין שאני שמה לי בצד לאח"כ

הגביע הקדוש – אינבוקס אפס

עם טרלו, אני מצליחה להגיע למצב של תיבת דואר ריקה על בסיס יומיומי. מעבר האימיילים שלי הוא כזה:

  • אימייל שלא מצריך התיחסות – בודקת אם אפשר ליצור פילטר כך שלא אראה אותו יותר, ומעבירה לארכיון.
  • אימייל להתייחסות – אם ההתיחסות זריזה, עושה מייד ומעבירה לארכיון.
  • אם ההתיחסות מצריכה זמן, שומרת בטרלו בקליק אחד דרך התוסף, ומעבירה לארכיון.

כן, האימיילים להתייחסות רק "עברו דירה", אבל עכשיו יהיה לי הרבה יותר קל לעשות את המעבר בפעם הבאה, כי התיבה תהיה נקייה. וחוצמיזה, האימילים עברו שידרוג והם עכשיו אזרחים בלוח המשימות בדיוק כמו כל משימה אחרת, מה שמאפשר לי להחליט אקטיבית מה עדיף לי לעשות ברגע נתון. וזו מהות השאלה הבאה:

2: מה לעשות קודם?

כל המשימות שלכם במקום אחד? יפה. אבל כמעט בטוח שאין לכם מספיק זמן לעשות את כולן ועכשיו. אני מציעה להתחיל בלהגדיר לעצמכם מה הדבר האחד שאם הייתם מסיימים היום הייתם מרוצים – ולעשות אותו דבר ראשון בבוקר. לא אימיילים, אני חוזרת לא אימיילים, לא מענה לאחרים – לעשות את מה שהכי מקדם אותנו. גם אם הוא ארוך, להתחיל בו כדי לקבל תחושה של הצלחה, ולעצור באמצע אם צריך.

התחושה הטובה נובעת לא רק מהעבודה שעשינו,אלא גם מזה שהגדרנו לעצמנו הצלחה בצורה מדידה וישימה. קל מאוד להכנס לדכדוך כששורת המשימות לא נגמרת לעולם – והיא לא תיגמר לעולם, אחרת אפשר לקפל וללכת הביתה. אבל להעביר משימה אחת בטרלו מ-TODO ל-DONE? זה כבר אפשרי בהחלט.

זהו הזמן זה היום זה הרגע

לא כל משימה מתאימה לכל זמן. אחרי ארוחת צהרים זה זמן טוב למשימות קלות קוגנטיבית כמו אימיילים, ועל הבוקר יותר יתאים למשימות עמוקות ויצירתיות. לכולנו יש שעון גוף, שעון צירקאדיאני, שמשתנה בין אדם לאדם אבל בממוצע מתאים משימות מסויימות לשעות מסויימות ביום. שווה להכיר את ההמלצה הממוצעת, וגם לזהות לבד מה השעות החזקות שלכם ולנצל אותן בהתאם. למשל, אני ביקשתי להזיז פגישה שבועית שחלה בין 12:00 ל-13:00, כי זיהיתי שבאופן קבוע אני לא מסוגלת להתרכז בה.

מקרה מצער של ניגוב חומוס לפני פגישת ועידה בזום

3: איך לעשות את זה?

בשלב הזה סיימנו לרכז את כל המשימות ולסדר אותן לפי גובה וצבע עיניים, וזה הזמן פשוט להתחיל לעבוד. יש כמה שיטות שנועדו לעזור לנו לעשות את זה על הצד הטוב ביותר.

להתרכז זה ההפך מלמקבל

פעם היה מקובל לצודד במולטי-טאסקינג, היום כבר די מובן שהדרך הכי טובה שלנו להכנס לזרימה בתהליך העבודה היא להתרכז אך ורק בדבר אחד. זה רדיקלי יותר ממה שזה נשמע, כי אנחנו מוקפים בנוטיפיקציות והסחות דעת באופן שוטף, והן קוטעות את רצף המחשבה שלנו גם אם בחרנו שלא להתייחס אליהן. הגישה שלי היא דיאטה דיגיטלית לזמנים קצובים.

פותחת שעון

אפשר להוסיף לטרלו כפתור שפותח וסוגר שעון עבודה למשימה

אני משתמשת ב-Clockify , שירות שמודד זמנים למשימות, ובאינטגרציה שיש לו עם טרלו. כשאני מחליטה לעבוד על משימה, אני מתחילה את הטיימר עליה. בעבר הייתי עובדת עם שעון פומודורו ל-25 דקות בדיוק, אבל עכשיו אני מעדיפה זמן לא מוגדר לפי כמה שהמשימה או סף הריכוז שלי מצריכים. בזמן הזה אני:

  • סוגרת את טאב האימיילים
  • סוגרת את הרשתות חברתיות ואת טאב ווטסאפ
  • מכבה נוטיפיקציות בטלפון (ייאמר שהן תמיד כבויות אצלי. גם ווטסאפ)

באופן כללי, משתדלת להגיע למצב שהדבר היחיד שיש מולי הוא מה שאני זקוקה לו לשם עבודה. בפעמים המעטות שאני צריכה רק שירות אחד מולי (למשל, קוראת מסמך) אני גם מגדילה אותו לכל המסך כדי לא להיות חשופה בכלל לפיתויים אחרים.

אם אנחנו מתפתים לבדוק את הטלפון, זה בסדר. פשוט מכבים את השעון, בודקים, ואז מדליקים את השעון שוב. אבל לעצם ההפרדה הזו בין פעולות של ריכוז לפעולות של חוסר ריכוז יש תפקיד פסיכולוגי שיאפשר לנו לאט לאט להאריך את הזמנים של הריכוז. ואולי אפילו נגלה פתאום שהצלחנו להכנס ל-flow.

האימיילים שלכם הם כמו אורז

אתם לא אמורים לפתוח את המכסה כל הזמן. בסוגים של מעטים של תפקידים (ואני רוצה לאתגר ולומר – בכולם), אנחנו לא נדרשים לתגובה מיידית על כל אימייל שנכנס. למעשה, 2-3 מעברים מרוכזים ביום יכולים להספיק. כל שאר הפעמים שאנחנו מביטים באימייל שלנו הוא שקר קטן שאנחנו מספרים לעצמנו – שאנחנו עובדים, כשלמעשה אנחנו מסיחים את דעתנו מעבודה. הגישה שלי בנוגע למעבר על אימיילים, אם אסכם רגע את מה שכבר נאמר בפוסט:

  • לא על הבוקר
  • 2-3 מעברים ביום לכל היותר
  • בכל מעבר, לחסל את האינבוקס ולהעביר ללוח המשימות
  • החל מכאן, מדובר במשימות כמו כל האחרות והן יתועדפו בהתאם.

לדעת מתי לעצור

כל ערב בחמש אני לוחצת על כפתור pause מטאפורי. אני לא מאשרת פגישות בשעה הזו. אני עוצרת גם אם לא הספקתי שום דבר היום, אני עוצרת גם אם אני לגמרי באמצע ובהתלהבות. אני סוגרת את הלפטופ ונפנית לעשות את הדבר הכי חשוב ביום שלי, שלא לומר בחיים שלי – את החיים שלי.

לפעמים זה יכול להרגיש נוגד את ההגיון, לעצור דווקא אם הצלחנו סוף סוף להתרכז ולעבוד. אבל במקרה כזה שווה להזכיר לעצמנו שזה מבטיח שמחר נוכל להמשיך מנקודה מעניינת שבה הפסקנו, וכך בעצם הבטחנו לעצמנו אנרגיה ותמריצים למחר.

סוף יום עבודה מהבית: סוגר לפטופ עבודה > זז שני סנטימטר ימינה > פותח לפטופ בית

אפשר לדבר על זה

אם משהו במה שאמרתי דיבר אליכם, אם משהו לא דיבר אליכם, אם בא לכם לפרגן ובטח אם בא לכם לתקן, מוזמנים לכתוב בפוסט בעמוד הפייסבוק של האתר.

שתפו:

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב twitter
שיתוף ב email

ותדעו כשיוצאים הגיגים חדשים

עוד דברים שכתבתי: